Le temps du papier est révolu, place à la Gestion Électronique des Documents (GED) ! De plus en plus de sociétés ont recours à ce système pour organiser, faciliter et optimiser le traitement de leurs données papiers comme numériques. Pour quelle raison devriez-vous également franchir le pas ? Focus sur les enjeux d’une solution de GED.

Avec la dématérialisation croissante des documents, l’essor du digital et l’impact écologique, les entreprises produisent et gèrent de plus en plus de documents électroniques et délaissent les documents papiers.

En effet, une étude révèle que les entreprises sont très souvent confrontées à des volumes importants de données difficiles à gérer. On estime alors qu’un collaborateur passe entre 20% – 40% de son temps (qu’il pourrait consacrer à autre chose) à rechercher ou traiter des documents. Pourquoi ne pas opter pour une solution GED ?

La Gestion Électronique des Documents, c’est quoi ?

La Gestion Électronique des Documents est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques spécialisés (logiciels ou matériels) pour prendre en charge la gestion des documents (papiers ou électroniques) qui entrent, sortent ou circulent au sein d’une organisation dans le but d’optimiser leur  exploitation.

Désignant également les logiciels de gestion des contenus documentaires, elle prend aussi en compte leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la revue, l’approbation électronique et la gestion des différentes versions. 

Longtemps cantonnée chez les grands groupes, elle devient aujourd’hui un besoin chez les TPE, PME et collectivités qui ont besoin de mieux ranger, classer et retrouver les documents informatiques de plus en plus nombreux.

Comment fonctionne-t-elle ?

Véritable outil de productivité, la Gestion Électronique des Documents connaît à ce jour une révolution. Cela est dû aux possibilités qu’offre ce système. Elle met en œuvre les fonctions que voici : 

  • Acquisition (la numérisation de masse de documents en papier), 
  • Création et capture (elle intègre une grande diversité de formats),
  • Indexation (association d’informations ou « attributs »), 
  • Classement (constitution de dossiers), 
  • Archivage et stockage d’information, 
  • Accès (navigation et recherche), 
  • Contrôle (gestion des droits d’accès, verrouillages)
  • Diffusion des documents…

Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d’un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »).

C’est un projet à part entière donc il ne suffit pas de déployer une solution logiciel de Gestion Électronique des Documents pour qu’il soit couronné de succès. Les collaborateurs doivent être impliqués très tôt dans le processus et un plan de gestion du changement doit être mis en place. 

En effet, les pratiques et habitudes de travail vont changer. Certaines tâches vont disparaître au profit de nouvelles, des changements sont toujours sources de stress… Pour se faire il faut suivre une feuille de route bien établie :

  • En étude préalable : on procède au recensement des besoins, à la réalisation d’un cahier des charges, à la recherche d’étude comparative et au choix d’une solution.
  • Lors de la mise en œuvre : on déploie la solution, procède à l’acquisition, au  classement, au stockage et à la diffusion des documents.
Infographie sur la Gestion électronique des documents
L’infographie sur la Gestion Électronique des Documents

Les avantages de la GED

Numériser un document et ne le traiter que sous sa version numérique est une alternative pertinente car les automatismes rendent plus fiables les documents, leur gestion, leur accès, leur exploitation… Entre autres, cela permet aux utilisateurs de se consacrer davantage à leurs tâches, tout en réduisant considérablement les risques d’oubli, de perte et d’erreur.

Aussi, la GED participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d’échange d’informations. Elle permet des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu’il s’agisse d’entreprises privées ou d’administrations.

Au-delà de garantir un système d’information plus efficace et performant, son utilisation réduit drastiquement les coûts et les volumes de stockage des documents papier, permet l’accès à l’information quel que soit le terminal utilisé et par plusieurs utilisateurs simultanément.

La Gestion Électronique des Documents renforce également la sécurité des données et favorise un archivage centralisé. Dans le cadre d’une entreprise commerciale, elle améliore le service aux clients et partenaires à travers la gestion des factures, données personnelles et par ricochet augmente les ventes.

Cependant, malgré les différents avantages qu’elle présente, la mise en œuvre d’une GED est très coûteuse aussi bien en investissement matériel et logiciel, qu’en numérisation des publications papier existantes.

Enfin, il faut retenir que la GED est un excellent outil d’innovation et de productivité. Toutefois, sa réussite ne peut passer que par une véritable mutation de l’organisation, acceptant le changement pour des pratiques totalement nouvelles.

Pour mener à bien tout projet de GED, l’idéal est de se faire accompagner par un expert du domaine. Ce spécialiste pourra vous aider à mettre en œuvre le projet qui vous correspond. 

Avez-vous déjà réalisé un projet de GED ou votre entreprise l’a-t-elle déployé ? Partagez avec nous votre expérience dans les commentaires.