Généralement, si vous rentrez dans les centres d’appels, vous entendriez souvent le terme “qualif”… On se demande bien ce que c’est ! Dans cet article, nous allons voir plus en détail ce qu’est la qualification de fichiers, quels en sont les avantages pour une entreprise.

Très courant dans les entreprises commerciales et centres d’appels, la qualification de fichiers constitue une étape essentielle pour cibler et exploiter les informations des prospects. En effet, on considère qu’un fichier de plus d’un an peut être obsolète sur 8 à 15 % de ses données.

Pour mettre en place des actions de prospection commerciale efficace, les données collectées sur vos clients doivent être exactes, pertinentes et actualisées. Cela permet d’affiner le ciblage des clients ou prospects et mener des stratégies commerciales plus efficientes, rationnelles et performantes. C’est justement ce en quoi consiste la qualification de fichiers.

En savoir plus sur la qualification de fichiers

La qualification de fichiers est une opération qui vise à améliorer la qualité des bases de données d’une entreprise afin d’optimiser l’efficacité des futures campagnes de prospection. Elle fait gagner du temps, de l’argent grâce à l’optimisation du taux de conversion de vos clients ou prospects pour une offre ciblée.

En pratique, elle sert à constituer, enrichir, éliminer les erreurs, les valeurs manquantes, les doublons, à mettre à jour, rendre plus authentiques, complètes et fiables les fichiers de vos clients ou prospects. 

La qualification de fichiers peut emprunter ou cumuler différents canaux de contact : téléphone, SMS, courrier (envoi de questionnaires ou d’enquêtes de satisfaction ou de prospectus), chat, Internet (formulaires électroniques, mails), réseaux sociaux (commentaires, avis), etc.

Au cours d’une qualification de fichiers, plusieurs informations peuvent être collectées : nom, prénom, âge, taille, poids, statut matrimonial, profession, habitude de consommation, catégorie socio-professionnelle, numéro de téléphone, adresse postale, raison sociale d’une entreprise, adresse e-mail et beaucoup d’autres données qui dépendent de l’objectif visé. 

La qualification de fichiers par un centre d’appel se déploie en général autour de 4 objectifs principaux :

  • Cibler ses clients et ses prospects pour mener des campagnes marketing et des actions commerciales efficientes sans perdre de temps ou de ressources.
  • Prospecter de nouvelles personnes pour en faire des clients potentiels.
  • Vendre ses produits ou services efficacement à vos cibles en étant informé sur leurs attentes, leurs comportements d’achat et sur leur degré de maturité dans le cycle d’achat.
  • Rédiger un argumentaire de vente efficace pour anticiper les éventuelles objections.
  • Fidéliser ses clients et les retenir en jaugeant constamment leur niveau de satisfaction et en tenant compte de leurs avis.

Quelles sont les étapes d’une opération de qualification de fichiers ?

Si l’on prend le cas de la qualification de fichiers par téléphone, pour qualifier ou requalifier un fichier client, généralement, on opère et s’organise plus ou moins de la même manière. Ce processus se fait en différentes étapes. 

  1. Définition des cibles et objectifs
  2. Transmission du fichiers client à votre prestataire ou constitution du fichier (par ce dernier)
  3. Choix de créneaux horaires porteurs pour appeler les cibles
  4. Elaboration de scripts sur mesure en fonction du type d’information qu’on désire obtenir
  5. Enrichissement des données
  6. Détection de l’intérêt de la cible contactée  
  7. Mise à jour et qualification de fichiers
  8. Restitution du fichier requalifié 

Même si le processus paraît simple de prime abord, cette opération doit se faire de manière planifiée, étudiée et structurée. En réalité, la qualification de fichiers mobilise des compétences spécifiques et des qualités (persévérance, patience, professionnalisme, rigueur, courtoisie et amabilité).

Les étapes d’une opération de qualification de fichiers en vidéo

Cette opération doit-elle se faire en interne ou en externe ?

De plus en plus d’entreprises font appel à des prestataires de services spécialisés en qualification de fichiers externalisée. Mais, il est possible de réaliser la qualification de contact en interne, mais à quel prix ?

Chronophage et répétitive, la qualification de fichiers est une tâche qui nécessite un travail laborieux. En interne, on doit recruter, former des ressources humaines et supporter la charge salariale supplémentaire : ceci est coûteux et prend énormément de temps. 

En revanche, confier la qualification à un prestataire externe assure une base de données authentique et de qualité, réduit les coûts d’exploitation, génère un ROI plus élevé, améliore l’expérience client, permet une prise de décision plus rapide… Bref, c’est une opportunité pour insuffler un nouvel élan à votre entreprise.

De plus, l’entreprise pourra se focaliser sur son cœur de métier, libérer sa force de vente et affecter ses commerciaux à des tâches stratégiques, à haute valeur ajoutée, telles que la prospection physique, le rendez-vous en face-à-face, la proposition des offres promotionnelles, etc.

Qu’il s’agisse de la qualification de fichiers en B to C ou en B to B, cette opération stratégique est souvent confiée à des centres d’appels multicanaux qui assurent cette tâche selon les règles de l’art.

En résumé, il est donc crucial de disposer d’un fichier qualifié car il vous permet d’affiner le ciblage de vos contacts et de constituer un fichier client efficace que vos commerciaux pourront prospecter. 

L’information est un pouvoir, un fichier qualifié l’est tout autant ! Fort de notre expérience, Adkontact, un centre de contacts basé en Afrique, vous propose un service sur mesure impliquant une confidentialité absolue en fonction de vos objectifs, délais et priorités. Quel que soit votre budget vous trouverez la formule la plus optimale à vos besoins marketing du moment. 

Avez-vous des questions ou des avis ? Laissez-les en commentaire et nous nous ferons une joie de vous répondre.